Crear y asignar 'Categorías de Reserva' por comentarios en las reservas

AstroHMS permite categorizar, de forma automática, las reservas descargadas aplicando las categorías disponibles previamente configuradas. La reserva se incluirá en una u otra categoría en función de los criterios definidos.

Esta funcionalidad ayuda a clasificar las reservas de forma automática, optimizando su gestión y análisis posterior.

Creación de categorías 

La creación y edición de las Categorías de reserva se gestiona desde el módulo de Estrategia.

Estrategia > Configuración > Categorías de Reservas

Desde esta funcionalidad, se pueden editar categorías existentes o crear nuevas, clicando en el botón 'Nuevo'.

Crear una nueva categoría

Tras clicar en el botón 'Nuevo', se podrá completar la creación de una nueva categoría. Cada categoría cuenta con la siguiente información a completar.

Nota: El único campo obligatorio es el de 'Nombre'.

• Nombre: Nombre con el que se identificará la categoría.
• Categoría principal: Si se quiere relacionar la categoría con una categoría padre, se seleccionará la categoría principal en este apartado.
• VIP: Al marcar el check de VIP, se permite la asignación automática de habitaciones a una reserva.
• Índice de color: Se puede relacionar la categoría con un color para que sea más fácil identificarla.
• Descripción: Breve descripción que describa la categoría y facilite su uso correcto por parte de todo el equipo.

Crear una nueva categoría principal

Si al crear una nueva categoría se requiere relacionarla con una principal que aún no existe, desde el mismo campo 'Categoría principal' de la categoría que estamos creando, clicar en la opción 'Buscar más' del desplegable:

En este punto, se abrirá una ventana con el listado completo de las categorías principales. Clicando en el botón 'Nuevo' se podrá crear una nueva:

Activar la categorización automática de reservas

La categorización puede activarse automáticamente según varios factores, dependiendo de la conexión con el proveedor:

• Por palabra clave incluida en los comentarios de la reserva.
• Por socio o proveedor específico.
• Por bandera (etiqueta o flag enviada por el canal).
• Por extra incluido en la reserva.

Además, se podrán crear por familia e importancia (principal y categoría). Esto quiere decir que se podrá trabajar con una jerarquía de etiquetas en caso de que interese.

Importante: Si una reserva cumple varios criterios simultáneamente, se le asignarán todas las categorías correspondientes.

Con esta funcionalidad, Astro HMS automatiza la clasificación de reservas, mejorando la segmentación, el control operativo y la toma de decisiones dentro del PMS.

Etiqueta VIP

Se pueden marcar etiquetas como 'VIP'. Solo se debe activar el check en la etiqueta que interese.

Nota: ¿Para qué sirve? Para poder asignar de manera automática la habitación a una reserva (p.e. clientes repetidores, reservas de agencias específicas, etc.).

1. Categorización por comentarios

Permite asignar categorías automáticamente a las reservas según las palabras o frases detectadas en los comentarios de la misma.

Nota: La palabra detectada debe ser exactamente igual a la escrita en los comentarios.

Channel Manager > Configuración > Proveedores

Desde el módulo Channel Manager, acceder al apartado de 'Proveedores' dentro del menú de 'Configuración'.

Entrar en el proveedor correspondiente con el que se quiere trabajar la categorización automática por comentarios y, desde la pestaña 'Diccionario', acceder al subapartado 'Comentarios' para iniciar la configuración. Añadir tantas líneas como categorizaciones por comentarios se precisen.

Campos de configuración

• Nombre: Palabra o etiqueta recibida que el sistema detectará para categorizar.
• Descripción externa: Información adicional del nombre (uso interno).
• Categorías: Categoría que se aplicará a la reserva.
• Estado: Define si la configuración está activa.

2. Categorización por Agencias

Permite asignar una categoría automáticamente a las reservas que provienen de un proveedor o socio concreto. Solo será necesario indicar la categoría deseada y el sistema la aplicará al detectar el origen de la reserva.

Channel Manager > Configuración > Proveedores

Desde el módulo Channel Manager, acceder al apartado de 'Proveedores' dentro del menú de 'Configuración'.

Entrar en el proveedor correspondiente con el que se quiere trabajar la categorización automática por socios y, desde la pestaña 'Diccionario', acceder al subapartado 'Agencias' para iniciar la configuración. Añadir tantas líneas como categorizaciones por agencias se precisen.

Campos de configuración

• Nombre: Palabra o etiqueta recibida que el sistema detectará para categorizar.
• Descripción externa: Información adicional del nombre (uso interno).
• Tipo de cliente: Si es facturable a Agencia o Huésped.
• Contacto: Contacto de Agencia
• Categorías: Categoría que se aplicará a la reserva.
• Estado: Define si la configuración está activa.
• Otros campos: No necesario para esta configuración.

3. Categorización por Extras

Permite asignar categorías automáticamente en función de los extras asociados a la reserva. Para ello, basta con indicar la categoría deseada en la línea del extra.

Desde el módulo Channel Manager, acceder al apartado de 'Proveedores' dentro del menú de 'Configuración'.

Entrar en el proveedor correspondiente con el que se quiere trabajar la categorización automática por socios y, desde la pestaña 'Diccionario', acceder al subapartado 'Extra' para iniciar la configuración. Añadir tantas líneas como categorizaciones por extras se precisen.

Campos de configuración

• Nombre: Nombre de la categorización.
• Descripción externa: Información adicional del nombre (uso interno).
• Producto: Producto extra real a aplicar en la reserva. Desde el mismo desplegable se puede crear un nuevo producto si fuera necesario.
• Comportamiento: En el caso de algunos extras, se puede precisar indicar un comportamiento especial. Por ejemplo, si se trata de un aparcamiento.
• Categorías: Categoría que se aplicará a la reserva.
• Estado: Define si la configuración está activa.

4. Categorización por Banderas

Permite asignar categorías automáticamente en función de las banderas (etiquetas) proveniente del proveedor.

Nota: Actualmente este tipo de categorización, solo está disponible para la integración con Booking.com. Esta pestaña de categorización no aparecerá a no ser que se acceda al proveedor Booking.com.

Entrar en el proveedor correspondiente con el que se quiere trabajar la categorización automática por banderas y, desde la pestaña 'Diccionario', acceder al subapartado 'Banderas' para iniciar la configuración.

Campos de configuración

• Nombre: Etiqueta recibida desde el proveedor.
• Descripción externa: Descripción informativa.
• Categorías: Categoría que se aplicará a la reserva.
• Estado: Indica si está activa la configuración.