Configuración para enviar el Pre Check-in automáticamente vía email

Automatización > Configuración de automatización

El sistema puede enviar solo determinados correos al huésped en un momento fijo respecto a su estancia: la invitación al Pre Check-in tres días antes de la llegada, la bienvenida el día de entrada, un aviso la víspera de la salida o la encuesta de satisfacción al día siguiente de irse. Esta página explica dónde se decide cuándo sale cada uno de esos correos y cómo dejarlo activo.

Nota: aquí se configura el momento del envío. El texto que lleva el correo se decide en la plantilla, que se asigna aparte.

Cuándo aplica

• Cuando el hotel pide que la invitación al Pre Check-in salga con antelación (por ejemplo, tres días antes de la llegada) sin que nadie tenga que acordarse.
• Cuando quieres cambiar esa antelación: de tres días a cinco, o adelantar el correo de bienvenida.
• Cuando alguien dice que "la automatización no manda nada" o, al contrario, que "se lo ha mandado a todo el mundo de golpe".

Lo que ya viene preparado

El sistema instala cuatro automatizaciones listas para usar. Todas miran la fecha de llegada o la de salida de la reserva y todas envían a media mañana, a las 10:00.

Ninguna alcanza reservas canceladas ni No Show, y la de pre-llegada tampoco alcanza pre-reservas.

Importante: las cuatro llegan en estado Borrador y, salvo la encuesta, sin plantilla de correo asignada. Es a propósito: hasta que alguien las termina de configurar y pulsa Iniciar, no se envía nada a ningún huésped.

Pasos

1º Abre la automatización que quieras activar

Entra en Automatización > Configuración de automatización y haz clic sobre la línea correspondiente, por ejemplo Pre-Arrival Email.

2º Comprueba a qué reservas va a alcanzar

En el campo Dominio verás la condición que decide qué reservas entran. Para la pre-llegada, la regla dice que la Fecha de llegada esté dentro de los próximos 3 días y que el Estado sea Espera o Confirmado.

Junto a la regla, el sistema muestra cuántas reservas la cumplen ahora mismo. Míralo antes de seguir: es la mejor forma de detectar que la condición está más abierta de lo que crees.

Importante: no borres la condición para "que entren todas". Un dominio sin límite alcanza también las reservas antiguas y las de dentro de dos años, y al pulsar Iniciar se envían de golpe todos los correos que ya iban con retraso.

3º Si gestionas varios establecimientos, elige la Marca

En el campo Marca selecciona el establecimiento al que debe aplicarse. Déjalo vacío solo si quieres que la misma automatización sirva para todas tus marcas.

Al elegir marca, el contador de reservas del paso anterior se ajusta solo: enseña ya únicamente las de ese establecimiento.

4º Abre el paso y asigna la plantilla de correo

Debajo de los datos generales está la lista de pasos. Haz clic sobre el paso (por ejemplo, Send pre-arrival email) y rellena Plantilla de correo con la plantilla que use el hotel.

Comprueba también, en ese mismo paso, que la fecha de referencia sea la correcta: el selector Trigger Date Kind debe estar en Force on Record Date y, justo debajo, el campo de fecha debe ser Fecha de llegada (o Fecha de salida en las de salida y encuesta).

Nota: si el paso se queda sin plantilla, el sistema no te dejará iniciar la automatización y te avisará con un mensaje. Es intencionado: sin plantilla el correo saldría vacío y el sistema lo daría por enviado.

5º Pruébala antes de activarla

Pulsa el botón Prueba de la parte superior y elige una reserva. El sistema simula la automatización sobre esa reserva y te enseña el resultado sin enviar el correo de verdad. Es la forma segura de comprobar que la plantilla se ve bien y que el destinatario es el que esperas.

6º Pulsa Iniciar

La automatización pasa de Borrador a Periódico y a partir de ahí trabaja sola: cada pocas horas revisa qué reservas nuevas cumplen la condición y les programa su correo. Si quieres que revise ahora mismo sin esperar, usa el botón Forzar generación.

Cambiar la antelación del envío

Si el hotel pide que la invitación salga con otra antelación, hay que tocar dos campos, no uno:

Ejemplos ya calculados, todos para que el correo salga a las 10:00 de la mañana:

• 3 días antes: -62 horas
• 5 días antes: -110 horas
• 1 día antes: -14 horas
• El mismo día: 10 horas
• 1 día después: 34 horas

Importante: si cambias solo uno de los dos campos no verás ningún error, pero el envío quedará descuadrado. Ampliar la antelación sin ampliar el dominio hace que el correo salga en cuanto la reserva entra en la condición, no con la antelación que has pedido.

Comprobar que está funcionando

Desde la propia automatización, el botón Registros abre la lista de reservas que ya ha recogido. Si una reserva no aparece ahí, el problema está en el Dominio, no en el correo.

Al abrir una de esas líneas verás el paso y su estado:

La vista global está en Automatización > Informes > Registros y Automatización > Informes > Actividades, con filtros por estado.

Resultado esperado

La automatización queda en estado Periódico. Cada reserva nueva que cumple la condición aparece en Registros con su correo Programado para el día y la hora que corresponde, y pasa a Hecho cuando sale. El huésped recibe un solo correo por reserva, por muchas veces que el sistema revise.

Cosas que conviene saber

• La fecha del envío se fija cuando la reserva entra en la automatización. Si después el huésped adelanta o retrasa su llegada, el correo sigue programado para la fecha antigua.
• Una cancelación posterior no se escapa. Antes de enviar, el sistema vuelve a comprobar la condición; si la reserva se ha cancelado, el paso queda en Rechazado y no sale nada.
• Las reservas de última hora reciben el correo enseguida. Si una reserva entra cuando ya faltan menos días de los previstos, su correo estaba vencido y se envía en el momento.
• Una misma reserva puede estar en las cuatro automatizaciones a la vez, cada una con su propio correo. Son independientes entre sí.
• Parar y volver a iniciar no reenvía nada. Una reserva que ya pasó por la automatización no vuelve a entrar en ella.
• Marcar como hecho no cancela lo ya programado. Los correos pendientes siguen su curso; si quieres detener uno concreto, cancélalo desde su línea.