Usuarios: Niveles de Permisos

En el sistema HMS cada persona tiene asignado uno o varios roles. Cada rol define exactamente qué pantallas puedes ver, qué datos puedes modificar y qué acciones puedes ejecutar. Si una opción no aparece en tu pantalla, normalmente es porque tu rol no tiene acceso a ella. Los permisos se aplican por empresa y por marca de hotel: aunque tengas el mismo rol en dos hoteles, solo ves los datos del hotel al que estás asignado. 

En la mayoría de aplicaciones nos encontramos con 2 ó 3 tipos de permisos. Donde en el mismo nombre del permiso nos encontraremos una pequeña explicación del nivel de permiso que tendrá el usuario si le asignamos ese nivel.

En la mayoría hay estos niveles de usuario en los diferentes aplicativos:

• Blanco
• Usuario
• Administrador

Nota: Si lo dejamos en 'Blanco', el usuario no tendrá acceso al módulo.

A comentar que hay ciertos aplicativos que tienen permisos especiales. El mismo nivel de permiso te indica lo que puede hacer el usuario con este permiso activo.

Nota: Para poder visualizar ciertos niveles de permisos, hay que activar el modo desarrollador. Si tienes dudas sobre cómo activar el modo desarrollador, contacto con el equipo de Astro Hotel.

Por como está ideada la plataforma, ciertos módulos seguirán siendo visibles para los usuarios, a pesar de no contar con permisos para ello. Del mismo modo, si damos ciertos permisos, la misma plataforma dará acceso a los módulos de los cuales se ha otorgado permiso.

Los usuarios y permisos de los mismos se gestionarán desde el módulo Ajustes > Usuarios y compañías > Usuarios

Multicompañía

Aquí indicaremos todos las empresas a las que el usuario tiene permiso para acceder. Además, indicaremos una compañía por defecto que será la que se activará por defecto y automáticamente siempre.

Marcas Permitidas

Del mismo modo que con las compañías, aquí indicaremos todos las Marcas a las que tiene permitida el usuario acceder. Además indicaremos una Marca por defecto que será la que se le activará automáticamente siempre.

Roles de Usuario

Nota: Recomendamos usar los que vienen por defecto, si se crean de nuevos no aseguramos funcionamiento por cambios en el producto.

¿Qué roles hay disponibles?

Tabla con los 57 roles del catálogo, agrupados por departamento. Para cada uno: un resumen de qué puede hacer y el detalle módulo a módulo de qué nivel de permiso concede.

Administración

HMS: General Manager

Qué puede hacer: Acceso total en Mantenimiento; Administrador en Business Intelligence, Comercial, Compras, Contabilidad, Inventario, TPV; Gerente en Blazar (informes), Channel Manager, Comedor, Equipamiento de habitación, Estrategia, Gobernanta, Minibar, PMS, Sistema de gestión (Calidad), Spa, Transferencias/Compras, Villas; Aprobador en Conocimiento (aprobaciones); Gerente de Vigilancia Nocturna en Vigilancia nocturna; Marca Múltiple en Marcas; Responsable de Ausencias en RRHH (Ausencias); Técnico: gestiona fichajes en RRHH (Asistencias); Técnico: gestiona todos los empleados en RRHH (Empleados); Usuario con yield en Blazar (informes); Usuario de cierre en Cierre de día (PMS); Usuario: todas las hojas de horas en Partes de horas.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Brand Manager (Multi-Property)

Qué puede hacer: Acceso total en Mantenimiento; Administrador en Business Intelligence, Comercial, Compras, Contabilidad, Inventario, TPV; Gerente en Blazar (informes), Channel Manager, Comedor, Equipamiento de habitación, Estrategia, Gobernanta, Minibar, PMS, Sistema de gestión (Calidad), Spa, Transferencias/Compras, Villas; Aprobador en Conocimiento (aprobaciones); Gerente de Marcas en Marcas; Gerente de Vigilancia Nocturna en Vigilancia nocturna; Responsable de Ausencias en RRHH (Ausencias); Técnico: gestiona fichajes en RRHH (Asistencias); Técnico: gestiona todos los empleados en RRHH (Empleados); Usuario con yield en Blazar (informes); Usuario de cierre en Cierre de día (PMS); Usuario: todas las hojas de horas en Partes de horas.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: HMS Administrator

Qué puede hacer: Gerente de Marcas en Marcas.

Además: Ajustes (Administrador del sistema), Creación de contactos

Importante: la tabla de arriba es solo lo que este rol concede directamente. Al incluir Ajustes, el propio Odoo añade automáticamente muchos más accesos por "implicación" (cada módulo instalado puede declarar que, si tienes Ajustes, también te da su nivel de Administrador — Estrategia, Blazar BI, Equipamiento de habitación, etc.). En la práctica, este rol termina con un alcance similar al de General Manager, aunque no se declare módulo a módulo aquí. Es el único rol del catálogo que concede Ajustes directamente.

Recepción / PMS

HMS: Receptionist

Qué puede hacer: Facturación en Contabilidad; Usuario en Comedor, Conocimiento, PMS, TPV; Usuario (solo lectura) en Gobernanta.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Head Receptionist / Duty Manager

Qué puede hacer: Gerente en PMS; Facturación en Contabilidad; Gerente de Vigilancia Nocturna en Vigilancia nocturna; Usuario en Comedor, Conocimiento, TPV; Usuario (solo lectura) en Gobernanta; Usuario de cierre en Cierre de día (PMS).

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Night Auditor

Qué puede hacer: Facturación en Contabilidad; Usuario en Comedor, Conocimiento, TPV; Usuario (solo lectura) en Gobernanta; Usuario de Vigilancia Nocturna en Vigilancia nocturna; Usuario de cierre en Cierre de día (PMS); Usuario nocturno en PMS.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Reservations Agent

Qué puede hacer: Usuario en Conocimiento, PMS.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

Gobernanta

HMS: Room Attendant

Qué puede hacer: Acceso de Gobernanta en Mantenimiento (desde Gobernanta); Camarera de pisos en Minibar; Gobernanta en Gobernanta.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Housekeeping Supervisor

Qué puede hacer: Gerente en Gobernanta; Camarera de pisos en Minibar; Usuario en Equipamiento de habitación.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Executive Housekeeper

Qué puede hacer: Gerente en Gobernanta; Camarera de pisos en Minibar; Gestor de precios y costes en Gobernanta; Usuario en Conocimiento, Equipamiento de habitación.

Además: Usuario interno (acceso base)

Vigilancia nocturna

HMS: Night Watchman

Qué puede hacer: Usuario en Conocimiento; Usuario de Vigilancia Nocturna en Vigilancia nocturna.

Además: Usuario interno (acceso base)

Mantenimiento

HMS: Maintenance Technician

Qué puede hacer: Solo lectura en PMS; Usuario en Conocimiento, Mantenimiento.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Chief Engineer

Qué puede hacer: Acceso total en Mantenimiento; Editor en Conocimiento; Solo lectura en PMS.

Además: Usuario interno (acceso base)

TPV / Restaurante

HMS: Hotel Cashier

Qué puede hacer: Solo lectura en PMS; Usuario en TPV; Usuario: solo su TPV asignado en TPV (restricción de usuario).

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Waiter / Server

Qué puede hacer: Solo lectura en PMS; Usuario en Comedor, TPV; Usuario: solo su TPV asignado en TPV (restricción de usuario).

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: F&B Supervisor

Qué puede hacer: Administrador en TPV; Solo lectura en PMS; Usuario en Conocimiento; Usuario: solo su TPV asignado en TPV (restricción de usuario).

Además: Usuario interno (acceso base)

Cocina

HMS: F&B Manager

Qué puede hacer: Administrador en TPV; Gerente en Comedor, Minibar; Usuario en Conocimiento.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Executive Chef

Qué puede hacer: Gerente en Comedor; Usuario en Conocimiento.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Cook

Qué puede hacer: Usuario en Comedor.

Además: Usuario interno (acceso base)

Spa

HMS: Spa Therapist

Qué puede hacer: Usuario en Spa.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Spa Manager

Qué puede hacer: Gerente en Spa.

Además: Usuario interno (acceso base)

Villas

HMS: Villas Agent

Qué puede hacer: Usuario en Villas.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Villas Manager

Qué puede hacer: Gerente en Villas.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

Economato / Compras

HMS: Purchaser

Qué puede hacer: Usuario en Compras, Equipamiento de habitación, Inventario, Transferencias/Compras.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Economato Reviewer

Qué puede hacer: Revisor de PPO en Transferencias/Compras; Usuario en Compras, Equipamiento de habitación, Inventario.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Economato Manager

Qué puede hacer: Administrador en Compras, Inventario; Gerente en Transferencias/Compras; Anular bloqueo fiscal (retrofechar) en Inventario (Economato); Usuario en Equipamiento de habitación.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

Channel Manager / Revenue

HMS: Channel Operator

Qué puede hacer: Rebooking: consulta de casos en Rebooking; Usuario en Channel Manager, PMS.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Channel Manager

Qué puede hacer: Gerente en Channel Manager; Rebooking: consulta de casos en Rebooking; Usuario en PMS.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Revenue Manager

Qué puede hacer: Gerente en Channel Manager, Estrategia, PMS; Usuario con yield en Blazar (informes).

Además: Usuario interno (acceso base)

Comercial

HMS: Sales Agent

Qué puede hacer: Solo lectura en PMS; Usuario: solo sus propias hojas de horas en Partes de horas; Usuario: solo sus propios documentos en Comercial.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Sales Manager

Qué puede hacer: Administrador en Comercial; Solo lectura en PMS; Usuario: solo sus propias hojas de horas en Partes de horas.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

Contabilidad

HMS: Accountant

Qué puede hacer: Facturación en Contabilidad; Funciones contables completas en Contabilidad; Solo lectura en PMS; Usuario de cierre en Cierre de día (PMS).

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Financial Controller

Qué puede hacer: Administrador en Contabilidad; Gerente en PMS; Usuario de cierre en Cierre de día (PMS).

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Administrative Officer

Qué puede hacer: Facturación en Contabilidad; Solo lectura en PMS.

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

RRHH

HMS: Employee Self-Service

Qué puede hacer: Usuario: solo sus propios fichajes en RRHH (Asistencias).

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: HR Officer

Qué puede hacer: ? en RRHH (Contratos); Aprobador de equipo en Gastos; Técnico: gestiona fichajes en RRHH (Asistencias); Técnico: gestiona todas las solicitudes en RRHH (Ausencias); Técnico: gestiona todos los candidatos en RRHH (Selección); Técnico: gestiona todos los empleados en RRHH (Empleados); Usuario: solo sus propias hojas de horas en Partes de horas.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: HR Manager

Qué puede hacer: Administrador en Gastos, Partes de horas, RRHH (Asistencias), RRHH (Ausencias), RRHH (Empleados), RRHH (Selección); ? en RRHH (Contratos).

Además: Creación de contactos, Usuario interno (acceso base)

HMS: Payroll Manager

Qué puede hacer: Gerente en Nómina; ? en RRHH (Contratos); Técnico: gestiona todos los empleados en RRHH (Empleados).

Además: Usuario interno (acceso base)

Back office

HMS: Projects

Qué puede hacer: Usuario en Proyectos.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Project Manager

Qué puede hacer: Administrador en Proyectos.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Documents

Qué puede hacer: Usuario en Conocimiento, Gestión documental (DMS).

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Marketing

Qué puede hacer: ? en Encuestas; Usuario en Marketing por email.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Live Chat Agent

Qué puede hacer: Usuario en Chat en vivo.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Fleet

Qué puede hacer: Técnico: gestiona toda la flota en Flota.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Fleet Manager

Qué puede hacer: Administrador en Flota.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Data Protection Officer

Qué puede hacer: Delegado de Protección de Datos en Protección de datos.

Además: Usuario interno (acceso base)

Calidad

HMS: Quality Manager

Qué puede hacer: Gerente en Conocimiento, Sistema de gestión (Calidad).

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Quality Auditor

Qué puede hacer: Auditor en Sistema de gestión (Calidad); Usuario en Conocimiento.

Además: Usuario interno (acceso base)

Business Intelligence

HMS: BI Analyst

Qué puede hacer: Usuario en Blazar (informes), Business Intelligence.

Además: Usuario interno (acceso base)

Cashlogy

HMS: Cashlogy

Qué puede hacer: Cashlogy: Añadir cambio en Cashlogy; Cashlogy: Cierre de caja en Cashlogy; Cashlogy: Dar cambio en Cashlogy; Cashlogy: Ver estado en Cashlogy.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Cashlogy Manager

Qué puede hacer: Cashlogy: Administrador en Cashlogy.

Además: Usuario interno (acceso base)

Dispositivos técnicos

HMS: Housekeeping Route Device

Qué puede hacer: Gobernanta en Gobernanta; Solo lectura en PMS.

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: Attendance Kiosk

Además: Usuario interno (acceso base)

HMS: API Client

Además: Usuario interno (acceso base)

Roles genéricos (añaden capacidad, no son un puesto)

HMS: Multi-Property Access

Qué puede hacer: Marca Múltiple en Marcas.

Además: Multi-empresa, Usuario interno (acceso base)

HMS: Data Export

Además: Exportar a Excel, Usuario interno (acceso base)

HMS: Staff (no system access)

Además: Usuario interno (acceso base)

Tipo de Usuario

Aquí tenemos 3 tipos de usuarios:

• Usuario Interno: Todos los usuarios internos de la empresa.
• Portal: Serán todos los usuarios que accedan al portal, es decir, huéspedes.
• Público: Estos usuarios son especiales.

Punto de Venta

Existen 4 tipos de usuarios para el módulo Punto de Venta y sus funcionalidades relacionadas:

• Administrador: Usuario administrador del modulo que puede acceder hasta los permisos de configuración y ajustes del mismo.
• Auditor del cambio de turno: Puede ver los cambios de turno del punto de venta y ver las diferencias entre el efectivo esperado y contado.
• Usuario: Usuario básico del Punto de Venta.
• Usuario: Solo PdV asignado: Tiene los mismos permisos que el usuario pero solo podrás ver los Puntos de Venta asignados.

Nota: Para dar permiso a la zona de contabilidad hay que habilitar el *Modo Desarrollador* y activar el check 'Mostrar características de contabilidad completas'. Ten en cuenta que esto solo afecta al usuario con el que te logeas, si tienes configurado los 'camareros' la configuración se hace desde dentro de los Ajustes del punto de venta.

Facturación/Contabilidad

Módulo para la generación y gestión de Facturación.

Aquí tenemos dos niveles de permisos:

• Facturación: Usuario básico para la generación de facturas. Podrá ver todas las facturas que se realicen.
• Administrador de Facturación: Usuario con permisos a la configuración del módulo.

Nota: Para dar permiso a la zona de contabilidad hay que habilitar el *Modo Desarrollador* y activar el check 'Mostrar características de contabilidad completas'.

Gastos

Módulo para el control de gastos de los usuarios.

Aquí tenemos tres niveles de permisos:

• Aprobar Equipos: Serán los responsables de aprobar gastos para sus equipos. Solo personal con autorización de gastos sobre otros usuarios.
• Todos los Autorizados: Podrá ver todos los gastos de todos los usuarios. Podrá aprobar gastos en general.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del módulo.

Ventas

Módulo para la generación y gestión de Presupuestos y Ventas de productos.

Aquí tenemos tres niveles de permisos:

• Usuario: Solo mostrar documentos propios: Solo veremos los documentos hechos por el propio usuario, no veremos documentos hechos por otros usuarios.
• Usuario: Mostrar todos los documentos: Veremos los documentos hechos de todos los usuarios.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del modulo.

Nota: Cuando hablamos de **Documentos**, nos referimos a Presupuestos.

Comidas

Módulo interno para el control de régimen de los empleados. Solo para los casos en los que la empresa lleva control de este.

Aquí tenemos dos niveles de permisos:

• Usuario: Usuario básico, funciones básicas del módulo.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del módulo.

Mantenimiento

Módulo para la gestión de partes de mantenimiento y ayuda del mantenimiento de las instalaciones.

Tipos de permisos:

• User:
• Responsable de Equipo:
• Full Acces:
• Acceso Gobernanta: Poder cambiar el estado de limpieza de la habitación asignada al parte mediante el botón.

Inventario

Módulo para la gestión de Inventario.

Tipos de permisos:

• Usuario Ciego de Stock: Usuario básico pero no muestra la cantidad de Stock en los Ajustes de Inventario.
• User: Usuario genérico.
• Administrador: Usuario con acceso a la Configuración.

Transferencias

Módulo para la gestión digital del departamento de Economato.

Tipos de permisos: 

• Limited Access by Transfer Templates: Sólo tendrá acceso a los templates de transferencias que le tienes dado acceso específico.
• Revisor de PPO: Tiene permisos para aprobar los pedidos o transferencias.
• Transfer Requests: View Prices: Con este permiso puede ver los precios de los productos, sin este permisos no lo verá.
• Gestor: Es el usuario administrador del módulo y tendrá los permisos a configurar las plantillas.
• Transfer Requests: Select Vendor Reference: Tendrá permisos a seleccionar a qué proveedor quiere realizar la compra desde la plantilla de trasnferencia.
• Usuario: Usuario básico del módulo.

Nota: Para poder ver estos permisos hay que acceder al usuario con el 'Modo Desarrollador' activo.

Grupo de Marca

Permiso necesario para la configuración de las Marcas, sin este permiso no será posible realziar modificaciones sobre estas.

Aquí tenemos tres niveles de permisos:

Marca Múltiple: Permiso de modificar varias Marca.

Gerente de Marca: Permiso de modificar una Marca.

Nota: Si no tienen perfil de Administrador, dejar este permiso en Blanco.

Gobernanta

Módulo interno para la gestión de limpieza de las habitaciones y otras tareas del departamento.

Aquí tenemos cuatro niveles de permisos:

• Usuario: Usuario básico solo acceso a Mis habitaciones 2.
• Gobernanta: Usuario con acceso a ciertos informes y a todos los menús excepto la configuración.
• Gestor de precios y costes: Usuario con permisos al informe de precio y coste y a las columnas en las tareas y partes de limpieza.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del modulo.

Blazar

Módulo donde están los informes relacionados con las Reservas, producciones, etc.

Aquí tenemos tres niveles de permisos:

• Usuario: Usuario Básico para ver ocupaciones.
• Usuario con Producción: Usuario con permisos a ver informes relacionados con la producción.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del módulo.

Blazar BI

Módulo de Business Intelligence.

Aquí tenemos dos niveles de permisos:

• Usuario: Usuario básico, funciones básicas del módulo.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del módulo.

PMS

Módulo interno para la gestión de reservas, y otras tareas de recepción.

Aquí tenemos varios niveles de permisos según funciones del usuario.

• Usuario: Usuario básico, funciones básicas del módulo.
• Usuario de cierre: Usuario básico con acceso al cierre del día.
• Usuario Nocturno: 
• Usuario RO (Solo Lectura): Para que usuario tengan acceso a solo lectura de cierta información como Habitaciones, Tipos de Hab., Reservas. Ej.: Dpto. de Gobernanta, Dpto. de Mantenimiento, etc.
• Administrador: Usuario con permisos a la configuración del módulo.

Permisos Especiales

Permiso de exportación a fichero Excel o funciones de Exportación

Por defecto todos los usuarios tienen la opción de exportación a Excel viene por defecto desactivado. En caso de que se quiera activar se debe activar aquí.

Marcando el Check de 'Acceso a la función de exportación'

Permisos Especiales para Integraciones

Permisos Especiales Cajón de Efectivo Inteligente "Cashlogy"

• Cashlogy - Mostrar Opción para "Añadir Cambio"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Retirar Efectivo"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Retirar Efectivo"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Forzar Vaciado"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "LOG"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Estado"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Cerrar Caja"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Monedas a Cero"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Dar Cambio"
• Cashlogy - Mostrar Opción para "Vaciar del Stacker"

Nota: En caso de no saber que hace alguna de estas opciones contacte con Cashlogy.