Configurar los Recibos SEPA

La configuración y generación de recibos SEPA en Astro HMS permite preparar cobros y pagos de forma estandarizada y exportarlos en un fichero válido para los bancos europeos. Con este proceso, las facturas se agrupan y registran automáticamente, facilitando la conciliación y reduciendo errores manuales.

Facturación > Configuración > Ajustes > SEPA/PAIN

Conceptos clave

• Identificador Acreedor SEPA: código único que identifica al emisor en las transacciones.
• Mandato SEPA: autorización del cliente o proveedor para permitir cargos en su cuenta.
• Inbound / Outbound: distingue entre cobros de clientes y pagos a proveedores.
• Agrupación de transacciones: permite unificar varias facturas en una sola orden SEPA.

Importante: Antes de generar ficheros SEPA es necesario configurar correctamente la empresa, identificadores, contactos y modos de pago.

Paso a paso

1º Configurar el Identificador Acreedor SEPA

• Accede a los “ajustes”, dentro de “configuración” en el módulo de Facturación y busca el apartado “SEPA/PAIN”.

• Introduce el identificador proporcionado por el banco o calcula el código siguiendo el estándar SEPA.

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• Si se gestionan varios bancos, marca el check “Múltiples identificadores SEPA”.

2º Configurar contactos (clientes/proveedores)

• En la ficha del contacto y accede a la pestaña “Facturación”, para añadir las cuentas bancarias.
  
  

• Crea o asocia un mandato SEPA (opcional en proveedores).

Mandatos SEPA:

• Por cada cuenta bancaria, se recomienda rellenar el apartado del mandato de adeudo, indicando el modo en el que SEPA generará dichos mandatos para el cliente.
• El sistema permite incluso generar un mandato y enviarlo para que sea devuelto firmado.

Nota: En el caso de proveedores, no es obligatorio contar con el mandato firmado.

Nota: Si se gestionan varias empresas (multiempresa), será necesario duplicar las cuentas bancarias en cada empresa en la que se vayan a generar pagos.

• Al crear las cuentas, asegúrate de tener activa la empresa correcta para evitar errores de asignación.

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3º Configurar Modos de Pago

• Crea un nuevo método de pago y selecciona SEPA como método.

• Define si es inbound (cobros) o outbound (pagos).
  
  
• Asocia el diario bancario correspondiente.

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4º Configurar Cuentas Bancarias y Asientos

• Define si el modo de pago está enlazado a un banco fijo o a varios bancos (variable).

• Fijo: para los casos en los que solo tenemos un banco por el cual realizaremos los movimientos SEPA.
• • Es posible que necesitemos un método de pago aposta para un banco en caso de tener los códigos SEPA diferentes a los otros.

En este caso, te lo indicaremos como único para el banco especial.

• Variable: Para los casos en los que solo tenemos más de un banco por el cual realizaremos los movimientos SEPA.

Si lo configuramos así, tendremos que indicar el banco por el cual pagamos a la hora de generar la Orden de Pago.

• Marca el check de Generar asientos contables y selecciona la cuenta de transferencia (ej. 431 o 401).

Importante: si el NIF del acreedor tiene formato especial, debe seguir la convención [Letra][Número].

Nota: Si no se indica código SEPA en el modo de pago, se usará el configurado en Ajustes.