Visualizar avisos y estados de la reserva

Permitir la identificación visual de alertas y estados críticos dentro de una reserva activa. El sistema muestra indicadores automáticos sobre la ocupación, estados de facturación y gestiones de comunicación con el huésped para optimizar la operativa diaria.

PMS > Operativa > Reservas > Entrar en reserva 

Conceptos clave

• Localizador repetido: Alerta que indica la existencia de otra reserva con el mismo código de referencia del canal o proveedor. 
• Exceso de ocupación: Aviso preventivo cuando la reserva actual supera la capacidad técnica total disponible en el establecimiento.
• Agencia de facturación: Entidad externa configurada para asumir los cargos de alojamiento o extras, condicionando el flujo de salida. 

Identificación de alertas operativas

Dentro de la ficha de la reserva, el sistema presenta iconos y mensajes de advertencia según la integridad de los datos:

Control de integridad de datos

Verificar avisos de 'Localizador repetido' para evitar duplicidades con motores de reserva o agencias. 

Nota: Los tres campos de las reservas deben ser iguales para que salte este aviso.

Validación de ocupación

Revisar si aparece la alerta de 'Reserva que excede la ocupación total', lo cual requiere una reubicación o ajuste de inventario.

Avisos de facturación no realizada

Avisos en caso de tener líneas de alojamiento o extras no facturados y la reserva estar marcado como "Fuera"

Eventos especiales

Observar el indicador de 'Cumpleaños en estancia' para coordinar detalles de atención al cliente con el departamento de Pisos o Relaciones Públicas. 

Extensiones de reservas

En caso de tener extensiones de reservas nos aparecerá indicado en la reserva extendida, mostrando enlace con la reserva original.

Seguimiento de comunicaciones y pagos

El sistema monitoriza automáticamente el estado de las herramientas digitales enviadas al huésped:

• Pre Check-in: Estado del envío del formulario para la recogida anticipada de datos personales.
• Enlace de pago: Confirmación de si el link de cobro ha sido enviado, visualizado o completado por el cliente.
• Confirmación de reserva: Estado de la comunicación (Enviado, No enviado o No configurado).

Nota: Interrogan significa no actualizando, rojo significa no enviado, verde significa enviado.

Control de facturación pendiente

Al realizar el proceso de salida (Check-out), el sistema verifica los cargos pendientes.

Validar cargos de Alojamiento/Extras

Detectar si existen conceptos no facturados, especialmente cuando la reserva está vinculada a una agencia de facturación al huésped. 

Importante: No se puede finalizar la salida de un huésped si existen importes pendientes de trasladar a factura o de cobro manual según la política de la empresa.

Nota: La alerta de ocupación excedida es informativa y no bloquea la entrada de la reserva, pero afecta directamente al cálculo de disponibilidad del inventario.

Resultado esperado

El usuario habrá identificado correctamente todos los indicadores de gestión de la reserva, garantizando que no existan deudas pendientes ni errores de comunicación antes de la salida del huésped.